Šī lietotāja rokasgrāmata ir paredzēta Elektronisko iepirkumu sistēmas (EIS) lietotājiem, kuriem ir dotas tiesības strādāt ar Elektronisko iepirkumu sistēmu.
Lietotāja rokasgrāmata satur instrukcijas par EIS darbību, kur noteiktas sistēmas darbības ir pieejamas sistēmas lietotājam ar noteiktām lomām:
•Apstiprinātājs – sistēmas lietotājs, kas izmanto EIS, lai kontrolētu Iepircēja darbu (caurskatot tā izveidoto pasūtījumu) un savas organizācijas vārdā to apstiprinātu. Tāpat Apstiprinātājs izmanto Elektronisko iepirkumu sistēmu, lai ar Piegādātāju vienotos par izmaiņām pasūtījumā.
Apstiprinātājam, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešama pieredze datora un biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūras izmantošanā, kā arī interneta lietošanā.
Apstiprinātājam ir vēlama pieredze e-veikalu izmantošanā (pieredze darbam ar Groziem un Pasūtījumiem), taču Apstiprinātājs var lietot EIS arī ja šādas pieredzes viņam nav.
•Iepircējs – sistēmas lietotājs, kas izmanto EIS, lai izvēlētos nepieciešamās preces pirkšanai un izveidotu pirkuma pasūtījumu.
Iepircējam, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešama pieredze darbā ar datoru un interneta lietošanu.
Iepircējam ir vēlama pieredze e-veikalu izmantošanā (pieredze darbam ar Katalogiem un Groziem), taču Iepircējs var lietot EIS arī ja šādas pieredzes viņam nav.
•Kataloga administrators – izmanto EIS, lai rediģētu, kataloga struktūru, vispārīgās vienošanās, preču veidus un īpašības. Kataloga administratora loma ir nepieciešama, lai varētu atslogot Sistēmas administratoru no tam neraksturīgu funkciju veikšanas.
Kataloga administratoram, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešams pilnībā pārzināt Iepirkumu procesu, likumdošanu savā atbildībā esošo katalogu preču specifiku un terminoloģiju. Kataloga administratoram ir nepieciešams prast rīkoties ar vidējas un augstas sarežģītības datu ievadformām. Kā arī jāprot rīkoties ar biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūru.
Kataloga administratoru skaits Sistēmā ir paredzēts neliels, līdz desmit un sistēmu tie lietos bieži.
•Kataloga vadītājs – izmanto EIS, lai kontrolētu Piegādātāju katalogos ievietotās preces un to atbilstību Līgumam. Kataloga vadītājs varēs caurskatīt katalogos ievietotās preces un nepieciešamības gadījumā tās dzēst. Citas darbības ar precēm Kataloga vadītājs nevarēs veikt. Kataloga vadītāja loma ir nepieciešama, lai varētu atslogot Sistēmas administratoru no tam neraksturīgu funkciju veikšanas.
Kataloga vadītājam, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir jābūt kompetentam izvērtēt katalogos publicēto preču kartiņu atbilstību Līgumam. Jāpārzina savā atbildībā esošo katalogu preču specifiku un terminoloģiju. Kataloga vadītājs prot rīkoties ar vidējas un augstas sarežģītības datu ievadformām. Prot rīkoties ar biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūru.
Kataloga vadītāju skaits Sistēmā ir paredzēts neliels, līdz desmit un sistēmu lietos bieži, lai regulāri kontrolētu katalogos ievietotās preces.
•Nozares eksperts – ir Nozares iepirkumu organizētāja darbinieks, kuram ir dotas tiesības strādāt ar Elektronisko iepirkumu sistēmu. Nozares eksperti izmanto EIS, lai kontrolētu savā pārraudzībā esošās nozares iepirkumu procesu, pārskatot informāciju par precēm un iepirkumu datus, tādējādi kontrolējot iepirkumus ar savas nozares precēm.
Nozares ekspertiem, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu nepieciešams pārzināt savā pārraudzībā esošo Pircēju organizāciju vajadzības pēc precēm un labi orientēties šīs nozares preču specifikā. Kā arī pilnībā jāpārzina iepirkumu terminoloģiju un likumdošanu, lai varētu caurskatīt un kontrolēt pasūtījumus.
Nozares ekspertam ir jāprot rīkoties ar vidējas un augstas sarežģītības datu ievadformām, kā arī ar biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūru.
Nozares ekspertu skaits sistēmā ir paredzēts neliels (ne vairāk kā daži desmiti lietotāju).
Nozares eksperti lietos sistēmu bieži – lai kontrolētu visus savā pārraudzībā esošās nozares iepirkumus.
•Piegādātāja administrators – izmanto EIS, lai uzturētu savas organizācijas sistēmas lietotāju datus.
Piegādātāja administratoram, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešamas labas zināšanas darbā ar biroja standarta programmatūru un bieži vien tas ir sistēmas administrators arī kādai citai sistēmai.
Piegādātāja administrators var nepārzināt Iepirkumu procesu un šīs nozares terminoloģiju un likumdošanu.
Piegādātāja administratoru skaits sistēmā ir vidējs – parasti katrā Piegādātāja organizācijā ir viens šāds sistēmas lietotājs.
Piegādātāja administratori lietos sistēmu reti – lai uzturētu savas organizācijas lietotāju datus.
•Piegādātājs – izmanto EIS, lai savas organizācijas vārdā publicētu informāciju par organizācijas precēm un piedalītos iepirkumu procesā.
Piegādātājam, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešams Piegādātāja organizācijas pārdevējs, kas ir kompetents publicēt informāciju par organizācijas pārdodamajām precēm, izvērtēt pasūtījumus, ierosināt tajos izmaiņas un piegādāt preces. Pilnā apjomā pārzina iepirkumu terminoloģija, lai varētu aizpildīt preču katalogu un caurskatīt pasūtījumus. Piegādātājam ir nepieciešams prast rīkoties ar vidējas un augstas sarežģītības datu ievadformām un ar biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūru.
Piegādātāju skaits Sistēmā var būt vidējs vai liels (desmiti vai simti). Katrā Piegādātāju organizācijā var būt vairāki Piegādātāji, kas ir specializējušies uz noteikta veida precēm. Piegādātāji lietos Sistēmu bieži – lai ievadītu katalogos jaunas preces, kā arī pie preču cenas izmaiņām, tās sistēmā mainīt. Tāpat Piegādātājiem viena iepirkuma apstrādes laikā ir vairākas reizes jāveic darbības Sistēmā.
•Pircēja administrators – izmanto EIS, lai uzturētu savas organizācijas sistēmas lietotāju datus.
Pircēja administratoram, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešamas labas zināšanas darbā ar biroja standarta programmatūru. Ir vēlams, lai Pircēja administratoram būtu pieredze arī kādas citas sistēmas administrēšanā.
•Publikāciju redaktors – izmanto EIS, lai uzturētu Portāla publikācijas. Publikāciju redaktora loma ir nepieciešama, lai varētu atslogot Sistēmas administratoru no tam neraksturīgu funkciju veikšanas.
Publikāciju redaktoram, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir jāpārzina sistēmu minimālā nepieciešamā līmenī, lai var publicēt jaunumus Publikāciju apakšsistēmā. Publikāciju redaktors prot rīkoties ar biroja dokumentu apstrādes standarta programmatūru.
Publikāciju redaktoru skaits sistēmā ir neliels, līdz desmit.
•Saņēmējs – izmanto EIS, lai uzzinātu par gaidāmajām preču piegādēm un savas organizācijas vārdā fiksētu piegādes saņemšanas faktu.
Saņēmējam, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešama pieredze datora un interneta lietošanā.
•Pircēja izziņas pieprasītājs – izmanto EIS, lai veidotu un nosūtītu e-izziņu pieprasījumus par iepirkumos iesaistītām fiziskām un juridiskām personām.
•Piegādātāja izziņas pieprasītājs – izmanto EIS, lai veidotu un nosūtītu e-izziņu pieprasījumus par savu organizāciju saistībā ar iepirkumiem.
•E-izziņu eksperts – sistēmas uzturētāju organizācijas lietotājs, kas izmanto EIS, lai veidotu un nosūtītu e-izziņu pieprasījumus par iepirkumos iesaistītām fiziskām un juridiskām personām, pārskatītu visus sistēmā veidotos e-izziņu pieprasījumus.
Izziņu pieprasītājiem, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmas E-izziņu sadaļu, ir nepieciešamas zināšanas darbā ar informācijas sistēmām gala lietotāju līmenī.
•Sistēmas administrators – izmanto EIS, lai uzturētu klasifikatorus, lietotājus, organizācijas, dalības nosacījumus un veiktu citas Sistēmas uzturēšanas funkcijas.
Sistēmas administratoram, lai strādātu ar Elektronisko iepirkumu sistēmu, ir nepieciešamas labas zināšanas darbā ar biroja standarta programmatūru un parasti ir sistēmas administrators arī kādai citai sistēmai. Labi saprot sistēmu konfigurēšanas procesu, ir pieredze lietotāju administrēšanā.
Sistēmas administratoru skaits sistēmā ir mazs – daži lietotāji.
Sistēmas administratori lietos sistēmu regulāri, ļoti bieži un intensīvi – lai uzturētu lietotāju sarakstu un uzraudzītu sistēmas kopējo darbspēju.
Pirms darba uzsākšanas ar EIS, jauniem lietotājiem, neatkarīgi no to lomas sistēmā, ir jāapmeklē Elektronisko iepirkumu sistēmas bezmaksas lietotāju apmācības, kas notiek iepriekš saskaņotā laikā Valsts reģionālās attīstības aģentūras telpās.
Sistēmas pircēja un piegādātāja lietotājiem obligāti ir jāiepazīstas ar attiecīgās Vispārējās vienošanās tekstu un vienošanās nosacījumiem. Tāpat ir ieteicams iepazīties ar preču minimālajām tehniskajām prasībām dokumentā, kas atvieglotu turpmāko darbu sistēmā.