Reģistrēšanas sistēmā un lietotāju lomu pārvaldība:
1. Kas ir EIS apakšsistēmas un kā starp tām var pārslēgties?
EIS sastāv no 4 dažādām apakšsistēmām un katra no tām ir paredzēta noteiktu darbību veikšanai:
● e-pasūtījumi (apakšsistēma publiskā sektora pasūtītajiem, kura nodrošina iespēju iegādāties standarta preces un pakalpojumus nerīkojot iepirkuma procedūras. Preces un pakalpojumu piedāvā piegādātāji ar kuriem noslēgtas vispārīgās vienošanās Valsts digitālās attīstības aģentūras, Nacionālās veselības dienesta, Tieslieti ministrijas vai kādas citas valsts vai pašvaldību iestādes rīkotu atklātu konkursu rezultātā);
● e-izsoles (apakšsistēma e-izsoļu rīkošanai. Šobrīd apakšsistēma ir izstrādes stadijā);
● e-konkursi (apakšsistēma, kura paredzēta iepirkumu rīkošanai elektroniskā veidā, tai skaitā, iepirkumu izsludināšanai, pieteikumu un piedāvājumu elektronisku iesniegšanai, pretendentu iesniegto piedāvājumu vērtēšanai;
● e-izziņas (apakšsistēma paredzēta normatīvajos aktos noteikto izslēgšanas nosacījumu pārbaudei, t.i. izziņu iegūšanai attiecībā uz pretendentiem un kandidātiem, kuri piedalās publiskajos iepirkumos).
Vēršam uzmanība, ka darbam ar katru apakšsistēmu ir paredzētas atšķirīgas lietotāju lomas.
2. Kur var saņemt informāciju par EIS lietošanu?
Informācija par sistēmas lietošanu ir pieejama sekojošos veidos:
● katras apakšsistēmas lietošanas instrukcijas, kuras iespējams iegūt izvēloties darbību "Palīdzība" (ekrānformas augšējā labajā stūrī) https://www.eis.gov.lv/EIS/NetHelp/. Izvēloties šo darbību lietotājiem tiek attēlots skaidrojums par konkrētajā ekrānformā pieejamajām darbībām;
● katrai apakšsistēmai sadaļā "Publikācijas" ir publicēti informatīvie materiāli un atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem gan piegādātājiem, gan pasūtītājiem;
● E-pasūtījumu apakšsistēmai ir pieejama arī Interaktīvā palīdzības vide, kurā paskaidrojumi Pircējiem https://paligs.eis.gov.lv/pasutijumi/N_0_1.html
● E-konkursu apakšsistēmai ir pieejama arī Interaktīvā palīdzības vide, kurā paskaidrojumi pasūtītājiem http://paligs.eis.gov.lv/pasutitajiem/N_0_1.html un piegādātājiem http://paligs.eis.gov.lv/piegadatajiem/N_0_1.html ir pieejami video formātā;
● Tehniskais atbalsts un konsultācijas par EIS izmantošanu ir pieejama arī vēršoties uz Elektronisko iepirkumu sistēmas vienoto atbalsta centru rakstot uz e-pasta adrese eis@vraa.gov.lv vai zvanot uz tālruni 66155511.
3. Vai reģistrēšanās EIS un sistēmas lietošana ir maksas pakalpojums?
Reģistrēšanās EIS un sistēmas lietošana dalībniekiem ir bez maksas.
4. Vai Pasūtītāji un Piegādātāji var pašreģistrēties EIS?
Pasūtītāji nevar pašreģistrēties EIS, to var tikai Piegādātāji.
Tomēr pašreģistrāciju nevar veikt ārvalstu piegādātāji un pilnsabiedrības.
Pašreģistrēties EIS nevar arī Piegādātājs, kuram Uzņēmumu reģistrā amatpersonu sarakstā norādīta vairāku personu vienlaicīga paraksta nepieciešamība, vai arī amatpersona ar prokūrista tiesībām.
5. Vai EIS dalībnieka reģistrācijas veidlapas var iesniegt skanētā veidā?
Elektroniski reģistrācijas dokumentus var iesniegt tikai parakstītus ar drošu elektronisko parakstu, nosūtot elektronisko dokumentu uz e-pastu: pasts@vraa.gov.lv.
Elektroniski sagatavotas un parakstītas veidlpas nedrīkst saturēt fiziskus parakstus, kas norāda uz veidlapas oriģinālu papīra formātā.
Reģistrācijas veidlapas ir pieejamas tīmekļa vietnē: https://www.eis.gov.lv/EIS/Publications/PublicationView.aspx?PublicationId=4&systemCode=CORE.
6. Kas ir administrators?
Reģistrējot Piegādātāju EIS, tiek izveidots pirmais organizācijas lietotājs, šim lietotājam tiek piešķirta viena loma 'Piegādātāja administrators' vai 'Pircēja administrators'. Minētais lietotājs veic lietotāju pārvaldību organizācijas ietvaros (izveido citus jaunus lietotājus, piešķir tiem atbilstošas lomas, piešķir/maina paroles, bloķē/atbloķē/dzēš lietotājus, veido piegādes adreses un to kontaktpersonas, vajadzības gadījumā aktualizē organizācijas datus).
Administrators ir tiesīgs piešķirt administratora lomu arī citiem darbiniekiem.
Lasīt vairāk.
7. Kas ir lomas sistēmā?
Lomas norāda uz darbību apjomu, kuras lietotājam sistēmā ir atļauts veikt, piemēram, tiesības parakstīt piedāvājumu ir tikai lietotājam ar lomu 'Piegādātāja paraksttiesīgā persona'.
8. Saņēmām informāciju par lietotāja reģistrāciju. Kā pieslēgties sistēmai?
Pēc lietotāja konta izveidošanas personai, kura tika norādīta reģistrācijas veidlapā "E-iepirkumu sistēmas dalībnieka sākotnējā pilnvarotā administratora apliecinājums" (uz veidlapā norādīto e-pasta adresi) tiek nosūtīti EIS pieslēgšanas parametri (lietotājvārds, parole un koda karte). Pieslēgšanas sistēmā notiek tīmekļa vietnē https://www.eis.gov.lv/.Lietotājs var izvēlēties arī pieslēgšanās metodi ar sistēmas savietotāju (Latvija.lv) un izveidot papildu autorizācijas metodi ar divfaktoru autorizāciju (2FA) (kā izveidot 2FA).
9. Vai veidojot jaunu lietotāju nepieciešams norādīt personas kodu?
Personas koda norādīšana nav obligāta, ja lietotājs plāno autorizēties EIS tikai ar EIS lietotājvārdu, paroli un kodu karti. Ja lietotājs plāno pieslēgties EIS izmantojot arī Latvija.lv iespējas (piemēram ar ID karti vai internetbankas rekvizītiem) vai plāno autorizēties ar divfaktoru autorizācijas (2FA) metodi (kā izveidot 2FA), tad personas koda norādīšana ir obligāta.
10. Kā rīkoties, ja pazaudēta vai aizmirsta parole?
Lai atjaunot paroli vai kodu karti, lietotājam ir jāvēršas pie savas organizācijas lietotāja ar lomu 'Piegādātāja administrators' vai 'Pircēja administrators. Gadījumā, ja paroli ir nepieciešams atjaunot administratoram, viņam ir jāvēršas EIS vienotajā atbalsta centrā.
11. Cik lietotāju profilus var veidot vienas organizācijas ietvaros?
Lietotāju skaits vienai organizācijai nav ierobežots. Tomēr, lai atvieglotu lietotāju profilu un to tiesību pārvaldību, nav ieteicams veidot vairākus profilus vienam lietotājam. Ja vienam lietotājam ir nepieciešamas vairākas lomas tās ir jāpiešķir viena lietotajam profila ietvaros.
12. Kas ir sistēmu savietotājs? (Latvija.lv)
Valsts informācijas sistēmu savietotājs (VISS) ir risinājumu kopums, kas nodrošina datu apmaiņu starp dažādām valsts iestāžu informācijas sistēmām un piekļuvi dažādām koplietošanas komponentēm. EIS ievaros VISS tiek izmantots lietotāju autentifikācijas nodrošināšanai izmantojot Latvija.lv iespējas, piemēram, autorizācijai ar viedkarti vai internet bankas rekvizītiem un piedāvājumu parakstīšanai izmantojot LVRTC e-parakstu.
Sīkāka informācija par VISS ir pieejama vietnē https://viss.gov.lv/Viss.
13. Kā rīkoties, ja mainījies EIS dalībnieka juridiskais nosaukums?
Lai reģistrētu sistēmā izmaiņas dalībnieka juridiskajā nosaukumā, tam ir jāiesniedz attiecīgs iesniegums un jauns E-iepirkumu sistēmas dalībnieka reģistrācijas pieteikums un sākotnējā administratora pilnvarojums (tie jāparaksta pasūtītāju pārstāvēt tiesīgai personai) VDAA elektroniski vai papīra formātā.
14. Kā rīkoties gadījumā, ja organizācijas vienīgais EIS administrators vairs nepilda savus darba pienākumus (izbeigtas darba attiecības)?
Gadījumā, ja organizācijai vairs nav neviena administratora, organizācijai jāiesniedz VDAA iesniegums par jauna administratora izveidi. Iesniegumam jāpievieno jaunā administratora apliecinājums. Apliecinājuma veidlapa pieejama EIS publikāciju sadaļā “Reģistrācijas informācija”. Iesniegumu var iesniegt:
1. elektroniski, parakstītu ar drošu elektronisko parakstu (uz pasts@vraa.gov.lv vai uz VDAA E-adresi) vai
2. papīra formātā, nosūtot pa pastu uz adresi: Alberta iela 10, Rīga, LV-1010.
Apliecinājuma veidlapa pieejama vietnē: https://www.eis.gov.lv/EIS/Publications/PublicationView.aspx?PublicationId=4&systemCode=CORE.).
Lai nodrošinātu nepārtrauktu lietotāju tiesību pārvaldību, ieteicams, lai iestādē būtu vismaz divi lietotāji ar administratora lomu.
Vispārīgi jautājumi par e-pasūtījumiem:
1. Kad un kāpēc ir svarīga preču izcelsmes valsts?
Preču izcelsmes valsts ir svarīga, ja iepirkums tiek finansēts no programmām, kurās noteiktas prasības attiecībā uz preču izcelsmi. Šādos gadījumos iegādātajām precēm ir jāatbilst attiecīgās programmas prasībām. Tāpat publiskajos iepirkumos ir aizliegts iepirkuma līguma izpildē ietvert Krievijas Federācijas un Baltkrievijas Republikas izcelsmes preces un pakalpojumus. .
Lasīt vairāk.
2. Vai iegādājoties preci jebkurā interneta veikalā, uzskatāms, ka ir veikts iepirkums EIS?
Nē. Preču vai pakalpojumu iegāde interneta veikalā nav uzskatāma par iepirkumu EIS. Iegādājoties preces vai pakalpojumus EIS, pasūtītājs preču un pakalpojumu iegādei izmanto Publisko iepirkumu likumā noteikto centralizēto iepirkumu sistēmu.
Lasīt vairāk.
3. Preču iegāde EIS, ja pasūtītājam ir noslēgts savs atsevišķs piegādes līgums par attiecīgo preču iegādi
EIS nav pakārtota pasūtītāja atsevišķi noslēgtiem līgumiem - pasūtītājs var iegādāties preces EIS jebkurā laikā. Vienlaikus EIS nekādā veidā neietekmē pasūtītāja ārpus sistēmas noslēgtos iepirkuma līgumus un pasūtītājs ir saistīts ar šiem līgumiem atbilstoši katra attiecīgā līguma nosacījumiem.
4. Vai Elektronisko iepirkumu sistēmā var iepirkties arī pašvaldības un pašvaldību iestādes un kapitālsabiedrības?
Jā. EIS pasūtījumus var veikt jebkurš EIS reģistrēts pasūtītājs, uz kuru attiecas Publisko iepirkumu likums vai Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkuma likums.
5. Par kādām summām var iepirkties Elektronisko iepirkumu sistēmā?
EIS var veikt pasūtījumus neatkarīgi no plānotā iepirkuma paredzamās līgumcenas, ņemot vērā katram katalogam noteikto groza summas minimālo limitu (bez PVN). Izņēmums ir pasūtījumi programmatūras pakalpojumiem, kuriem maksimālā darījuma summa nevar pārsniegt 1 miljonu EUR bez PVN.
6. Vai EIS veikto pirkumu summas ir jānorāda statistikas pārskatos, kas minēti likumā?
Jā. E-pasūtījumu apakšsistēmā veikto darījumu summas ir jānorāda Publisko iepirkumu likumā un Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likumā noteiktajos statistikas pārskatos.
7. Vai veicot pirkumu EIS, ir jāveic iepirkuma norises protokolēšana un jāgatavo iepirkuma procedūras ziņojums?
Nē. Ar iepirkuma procedūru saistītās darbības un dokumentācija jau ir nodrošināta centralizētajā iepirkumā, kura rezultātā izveidots attiecīgais EIS katalogs.
8. Kas pašvaldībās un pašvaldību iestādēs dod atļauju iepirkties EIS?
Tiesības iegādāties preces un pakalpojumus EIS e-pasūtījumu apakšsistēmā, izmantojot centralizēto iepirkumu institūciju veidotos e-katalogus, nosaka Publisko iepirkumu likums. Savukārt preču un pakalpojumu iegādes kārtību nosaka attiecīgās organizācijas iekšējie normatīvie akti un vadības lēmumi.
9. Vai EIS var iepirkties, ja finanšu līdzekļus piešķir kāds no Eiropas Savienības struktūrfondiem?
Jā. EIS var izmantot arī gadījumos, ja preču vai pakalpojumu iegāde tiek finansēta no Eiropas Savienības fondiem, ievērojot attiecīgajam finansējumam noteiktās prasības.
10. Vai iepirkumu plānos ir jāpublicē pasūtītāja plānotie darījumi e-pasūtījumu apakšistēmas katalogos?
Nē. Saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu pienākums publicēt iepirkuma plānu attiecas uz iepirkumiem un procedūrām, kuras pasūtītājs veic pats. Preču un pakalpojumu iegāde EIS e-katalogos notiek centralizēto iepirkumu funkciju veicošas institūcijas noslēgtu vispārīgo vienošanos ietvaros. Tā kā iepirkuma procedūra tiek plānota un izsludināta centralizēti, pasūtītājam iepirkuma plānā nav jāiekļauj EIS e-katalogos plānotie pirkumi.
11. Ja esat komersants, kas vēlas piedāvāt preces/pakalpojumus e-katalogos
Ja esat komersants, kas tirgū piedāvātā šādas preces vai pakalpojumus, piesakieties dalībai centralizētajos iepirkumos un iegūstiet tiesības piedāvāt preces vai pakalpojumus EIS e-katalogā.
Lasīt plašāk.
12. E-pasūtījumu apakšsistēmā lietoto ikonu un pogu nozīme un definīcijas
Doties uz skaidrojumu.
Par groza izveidi:
1. Kas ir "Minimālais pasūtījuma limits" un ko grozā nozīmē ikona "šīs preces Piegādātājam pašreiz netiek sasniegts pasūtījuma minimālais limits"?
Minimālais pasūtījuma limits - pasūtījuma summa EUR bez PVN vienam no Piegādātājiem, pasūtot preces no šī groza.
Skatīt minimālā pasūtījuma limitus katrā no katalogiem
Grozā ikona nozīmē, ka šajā gadījumā, ja tiks veidots pasūtījums, sistēma iespēju robežās veiks groza optimizāciju kā rezultātā var mainīties groza kopsumma un/vai arī konkrētās preces modelis un piegādātājs.
Lasīt rokasgrāmatā.
2. Ko nozīmē groza optimizācija?
Ja vismaz vienam no potenciālajiem grozā izvēlēto preču Piegādātājiem, e-pasūtījuma summa nesasniedz pasūtījuma limitu, EIS veiks groza optimizāciju piemeklējot preces no citiem piegādātājiem, kā rezultātā var mainīties groza kopsumma un/vai arī konkrētās preces modelis un piegādātājs. Pirms faktiskās pasūtīšanas Pircējs var novērtēt optimizācijas rezultātu un vai nu tās akceptēt vai atgriezties grozā lai tajā veiktu kādas preču vai to skaita izmaiņas.
Lasīt rokasgrāmatā.
3. Atliktā groza pamatojuma forma un Atliktā groza izveidošana skaidrojumsPamatojums jāsagatavo un jāpievieno grozam, ja plānots, ka pēc tam tiks izveidots Atliktais grozs.
Lejuplādēt AG formu.
Lejuplādēt AG izveides skaidrojumu .
Par e-pasūtījuma izveidi un tālāko apstrādi:
1. Kad pasūtītājs var atteikt (neapstiprināt) darījumu EIS?
Pasūtītājs var atteikt savu izveidoto pasūtījumu gadījumos, kad:
- darījums noticis sistēmas darbības kļūdas dēļ;
- piegādātājs nevar piegādāt visas preces paredzētajā termiņā vai apjomā;
- darījuma summa pārsniedz pasūtītāja norādīto finanšu līdzekļu summu;
- nav iestājušies pasūtītāja norādītie darījuma noslēgšanas nosacījumi.
2. Kad un vai Piegādātājs var atteikties no darījuma EIS?
Piegādātājs nav tiesīgs atteikt (neapstiprināt) darījumu, izņemot gadījumus, kad:
- pircējs ir samazinājis sākotnējo pasūtījuma apjomu;
- pircējs nav norēķinājies par iepriekš attiecīgajā katalogā izpildītu piegādi ilgāk kā trīs mēnešus no pasūtījuma dienas.
3. Kāpēc pasūtījuma statusa sarakstā nevar redzēt konkrētu darījumu/pirkuma pieprasījumu/grozu?
Tam var būt vairāki iemesli:
- standarta ekrāna saraksts satur tikai pirmos 50 ierakstus. Ja saraksts ir garš, iespējams, ka daļa darījumu/pirkuma pieprasījumu/grozu tad netiek attēloti;
- saraksts ir nofiltrēts pēc parametriem, kuri neatbilst interesējošam darījumam/pirkuma pieprasījumu/grozu. Pārbaudiet parametrus. Visbiežāk filtrā ir uzstādīti katalogu nosacījumi, kuri neatbilst interesējošam darījumam/pirkuma pieprasījumam/grozam.
Par e-pasūtījuma preču piegādi:
1. Ko darīt, ja piegādātājs atved preci, bet pasūtījums vēl nav nonācis statusā "Apstiprināts pasūtījums"?
Pasūtītājs šādi piegadātas preces pieņemt nedrīkst, jo darījums sistēmā vēl nav ticis noslēgts. Ja preces tiek pieņemtas pirms pasūtījuma apstiprināšanas sistēmā, tās nav uzskatāmas par iegādātām EIS un šādā iegādē netiek ievērota EIS noteiktā preču iegādes kārtība un Publisko iepirkumu likuma prasība.
Lasīt vairāk.